Selectie en vernietiging

Archiefwet

De Archiefwet is van toepassing op alle overheidsorganisaties. De wet stelt eisen aan het beheer en de toegang van overheidsinformatie. Die verplicht alle overheidsorganisaties om hun (digitale) overheidsinformatie, in de vorm van archiefbescheiden, waarvan de bewaartermijn is verstreken en die niet van vernietiging is uitgezonderd, te vernietigen.

Wet open overheid

Op overheidsinformatie die niet is overgebracht, is de Wet open overheid (Woo) van toepassing. Informatie die op grond van een vastgestelde selectielijst is vernietigd, kan op grond van de Woo niet opgevraagd of actief openbaar worden gemaakt.

Algemene verordening gegevensbescherming (privacy)

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt verplichtingen aan (overheids)organisaties bij het verwerken van persoonsgegevens. Het vernietigen van informatie is één van de verplichtingen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden gebruikt. Het uitgangspunt daarbij is dat een organisatie persoonsgegevens vernietigt wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt. Het is mogelijk bepaalde persoonsgegevens uit te zonderen van vernietiging. Bijvoorbeeld voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Het niet naleven van de AVG kan leiden tot een boete.

Baseline Informatiebeveiliging Overheid (Informatiebeveiliging)

Sinds 1 januari 2019 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht voor rijk, gemeenten, waterschappen en provincies. De BIO heeft onder andere tot doel om het onbevoegd openbaar maken, wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie die op media is opgeslagen te voorkomen.

Het tijdig en juist vernietigen van informatie die daarvoor in aanmerking komt, verkleint de risico’s ten aanzien van informatiebeveiliging, omdat het dan niet meer in de verkeerde handen kan vallen. Security-incidenten, zoals datalekken, kunnen optreden doordat digitaal vernietigen van vertrouwelijke informatie niet (goed) is uitgevoerd.

Heb je vragen over het tijdig vernietigen? Neem dan contact met ons op via het contactformulier. De gemeentearchivaris of archiefinspecteur neemt contact met je op.