Informatie omtrent de (beperkte) openbaarheid van archieven

Archieven die beperkt openbaar zijn 
In de regel zijn archieven in een archiefbewaarplaats openbaar en mag iedereen ze kosteloos raadplegen. Zo zijn ook bijna alle archieven in RegioArchief Gemeente Sittard-Geleen openbaar en voor iedereen ter inzage, maar er zijn uitzonderingen, dus het kan voorkomen dat u op een archiefstuk stuit dat niet in te zien is. 
Ingevolge de Archiefwet kunnen overheidsarchieven om drie redenen beperkt openbaar zijn. Deze redenen zijn vastgelegd in de Archiefwet artikel 15, eerste lid. 

1. Het belang van de Staat (staatsveiligheid); 
2. Onevenredige bevoordeling of benadeling van personen of instanties, dan wel van derden (bijvoorbeeld concurrentiegevoelige informatie of persoonlijke reputatie); 
3. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele, nog levende personen. 

De tweede en derde reden kunnen ook van toepassing zijn bij archieven van particuliere personen, instellingen of bedrijven. 
Afspraken over de openbaarheid worden gemaakt wanneer een archief of collectie wordt overgebracht naar, of aangeboden aan, de archiefbewaarplaats en daarmee formeel in beheer komt van de archivaris, of – indien dat nog moet gebeuren – wanneer het archief wordt geïnventariseerd. Er worden dan afspraken gemaakt voor welke delen van het archief de openbaarheidsbeperking geldt en voor welke periode die beperking duurt. 
Bij een archief dat nog niet voldoende geïnventariseerd is, kan het praktisch onmogelijk zijn gevraagde stukken ter inzage te geven. 
Ook kan het voorkomen dat een archiefstuk niet fysiek ter inzage wordt gegeven omdat het zich in te slechte staat bevindt en/of omdat er goede scans of fotokopieën ter raadpleging beschikbaar zijn. 

Bescherming privacy 
De bescherming van de privacy van nog levende personen komt ook terug in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) uit 2018. Archieven bevatten vaak ook recentere persoonsgegevens, zodat het RegioArchief naast de Archiefwet ook rekening moet houden met de AVG. 
Naast de ‘gewone’ persoonsgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, pasfoto e.d., komen in archieven ook bijzondere persoonsgegevens voor, zoals gegevens over iemands gezondheid, politieke voorkeur, seksuele geaardheid of geloofsovertuiging. Ook zijn strafrechtelijke gegevens, zoals strafrechtelijke veroordelingen en verslaglegging van strafbare feiten, aangemerkt als bijzondere persoonsgegevens. Een voorbeeld daarvan zijn de dagrapporten van politie. De AVG regelt de bescherming van ‘gewone’ persoonsgegevens van nog levende personen en geeft extra bescherming aan de bijzondere persoonsgegevens. 
De Archiefwet en de AVG kunnen in sommige gevallen tegenstrijdig zijn omdat ze verschillende uitgangspunten hebben. Vanuit de Archiefwet moet belangrijke informatie bewaard en beschikbaar gesteld worden, maar bij de AVG is een belangrijk uitgangspunt dataminimalisatie: niet meer gegevens verwerken en bewaren dan noodzakelijk. 

Burgerlijke stand, bevolkingsregisters, woning- en persoonskaarten 
Archieven van de burgerlijke stand kennen specifieke openbaarheidsbeperkingen voor de registers. Deze worden openbaar: 

• Geboorteakten: na 100 jaar
• Huwelijksakten: na 75 jaar 
• Overlijdensakten: na 50 jaar 

Bevolkingsregisters en daaraan verwante registraties zijn pas ter inzage 100 jaar na afsluiting ervan. De bevolkingsregisters werden rond 1938 vervangen door woningkaarten enerzijds en persoonskaarten anderzijds. Deze bleven in gebruik tot omstreeks 1994 en zijn nog niet openbaar. Van overleden personen kan wel bij het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) in Den Haag een scan worden besteld van de persoonskaart of (vanaf 1994) een uittreksel uit het GBA. 

Kerkelijke archieven 
Parochiearchieven (en daaraan verbonden organen en commissies) kennen specifieke openbaarheidsbeperkingen voor de registers en bepaalde archiefdocumenten. In het algemeen zijn stukken uit deze archieven ter inzage als ze geordend en 50 jaar of ouder zijn. Voor inzage in recentere documenten is schriftelijke toestemming van het betreffende kerkbestuur vereist. 
Registers worden openbaar: 

• Doopinschrijvingen: na 110 jaar 
• Communicanten- en vormsellijsten: na 90 jaar
• Huwelijksinschrijvingen: na 90 jaar 
• Huwelijksdispensaties en huwelijksformulieren: na 100 jaar 
• Overlijdensinschrijvingen: na 50 jaar 
• Huisbezoekregisters: na 110 jaar

Inzage in recentere registers is alleen mogelijk met toestemming van de bisschop van Roermond.   

Vraag toestemming aan 
In de meeste gevallen is de gemeentearchivaris (of bij diens afwezigheid de plaatsvervanger) bevoegd om onder bepaalde voorwaarden ontheffing te verlenen voor inzage. Bij particuliere archieven en collecties kan de eigenaar of rechthebbende daarvan ontheffing verlenen, of in sommige gevallen de gemeentearchivaris. 
U kunt een inzageverzoek indienen op een van de volgende manieren: 

• Via een e-mailbericht (regioarchief@sittard-geleen.nl). 
• Via de post. Stuur een brief naar:  
  RegioArchief Gemeente Sittard-Geleen, Postbus 18, 6130 AA Sittard 

Hierbij dient u aan te geven wat u wilt inzien, wat het doel van het onderzoek is en, als het gaat om persoonsgegevens, bewijs van toestemming van de betreffende persoon/personen of een bewijs van overlijden. 
Als er toestemming wordt verleend, kunt u op afspraak de stukken komen inzien in de studiezaal van het RegioArchief. Het maken van kopieën, foto’s of scans is niet toegestaan zonder toestemming van de gemeentearchivaris of de rechthebbende.